Sfaturi pentru gestionarea email-urilor care cresc productivitatea

Tot mai mult timp este petrecut în mediul online, iar o căsuță de e-mail organizată nu este o chestiune de trecut cu vederea. Acest lucru te va ajuta să fii productiv, dar și să îți concentrezi atenția asupra sarcinilor care contează cu adevărat.

În realitate, o persoană care își desfășoară activitatea la birou primește în medie aproximativ 121 de e-mailuri și trimite 40 în fiecare zi, ceea ce duce la distrageri inutile și scăderi de concentrare. Poate dura mai mult de 23 de minute pentru a te reorienta după ce ai citit și ai răspuns la un e-mail. Deoarece e-mailurile pot distruge resursele cognitive și pot scădea eficiența. Ia în considerare aplicarea următoarelor sfaturi în rutina zilnică pentru organizarea e-mailurilor.

1. Folosește foldere și etichete personalizate

Majoritatea furnizorilor de e-mail oferă opțiunea avansată de sortare, cum ar fi foldere și etichete personalizate care permit ca e-mailurile să fie sortate în diferite categorii. Sortarea e-mailurilor în dosare face mai ușoară căutarea e-mailurilor cu același subiect sau de la același destinatar. Unii furnizori de e-mail permit chiar crearea de foldere părinte și subdosare pentru a ușura procesul de stocare a e-mailurilor.

Pe lângă stocarea e-mailurilor în foldere se pot aplica mai multe etichete unui e-mail, dar și marcarea cu stea pentru a indica importanța. E-mailurile marcate cu stea pot fi găsite în dosarul specific, în timp ce făcând clic pe o etichetă se afișează toate e-mailurile etichetate cu aceasta, permițându-ți să-l găsești cu ușurință pe cel de care ai nevoie.

2. Setează filtre

Filtrele sunt reguli personalizate care ajută să sortezi automat e-mailurile în funcție de adresa expeditorului, adresa destinatarului, subiectul e-mailului și chiar starea atașării. În plus, există filtre inteligente de detectare a spam-ului care trimit e-mailuri nedorite direct în dosarul de spam fără nicio acțiune.

3. Arhivează e-mailurile

Dosarul de arhivă este o modalitate la îndemână de a păstra o evidență a conversațiilor și atașamentelor critice pe termen nelimitat până când alegi să le ștergi. Păstrându-le într-un folder dedicat, este puțin probabil să le ștergi accidental.

4. Verifică căsuța de e-mail la ore programate

Cu toții simțim presiunea de a răspunde rapid la e-mailuri. Cu toate acestea, citirea e-mailurilor imediat după ce ajung în căsuța de e-mail poate reduce dramatic productivitatea și poate întrerupe concentrarea asupra sarcinilor cheie. În schimb, poți aloca anumite ore ale zilei pentru a verifica căsuța de e-mail. Timpul necesar pentru citirea și răspunsul la e-mailuri depinde de cât de des dorești verifici căsuța de e-mail și de câte e-mailuri primești de obicei.

5. Răspunde la mai multe e-mailuri odată

Dacă dorești să trimiți un e-mail unui grup de persoane, creează un grup de contact. În loc să adăugi adrese de e-mail individual, grupurile de contact permit să ajungi la mai mulți destinatari și să le trimiți același e-mail fără muncă suplimentară.

6. Dezabonează-te de la buletinele informative inutile

De la oferte de produse, la știri organizate, buletinele informative pot oferi informații valoroase și te pot ține la curent cu ceea ce te interesează. Cu toate acestea, dacă ești copleșit de volumul de e-mailuri zilnice cu care te confrunți, ar putea fi timpul să te dezabonezi de la unele buletine informative.

Acordă timp pentru a parcurge căsuța de e-mail și a determina ce buletine informative și liste de e-mail nu vă mai bucurați. Dezabonându-vă de la acestea, vă curățați căsuța de e-mail și reduceți aglomerația viitoare. Acest lucru poate ajuta să economisești timp și să fii mai productiv pe termen lung.

Facturone reinițializează libertatea pe internet!

E-Factura la Facturone

Instrucțiuni despre cum să emiți E-factura către ANAF

Încearcă gratuit programul de facturare

Primul program de facturare criptat din lume!

Articole recente:

Citește mai multe articole din categorie:

Încearcă gratuit programul de facturare

Primul program de facturare criptat din lume!